Базы данных. Microsoft Access

Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.

Что такое Microsoft Access

Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.

В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX . Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.

Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.

Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.

Зачем используется

Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.

Структура приложения

Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.

Компоненты:

таблица . Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
запрос . Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
форма . Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
отчет . Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
макрос . Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
модуль . Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
страница доступа . С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.

Взаимосвязь с другими СУБД

Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.

Обзор интерфейса пользователя

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

«Backstage » (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
«Файл ». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
«Лента ». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
«Область навигации ». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
«Диалоговое окно ». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

Работа с базами данных в Access

Создание базы

Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.

Чистая база

Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:

Создание из шаблона

Работа с шаблоном выглядит следующим образом:

Наполнение базы

Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт . Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее » и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее ». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.

Процесс создания:

Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.

Проект №1 «Продукция»:

Проект №2 «Поставка»:

Схемы данных

Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.

Устанавливаем взаимосвязь между проектами:

Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:

Создаем запросы

Классическая выборка

Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».

Создание сущности

Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.

Процесс выглядит следующим образом:

На добавление, удаление, редактирование

Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.

Создаем запрос следующим образом:

Запрос на добавление :

На редактирование:

Создание и оформление форм

Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.

Для чего нужны формы:

предназначение форм заключается в выводе данных на экран в удобном для пользователя виде;
управление запуском . В этом случае главным предназначением форм является запуск макросов;
показ диалоговых окон . С помощью форм можно выводить на экран предупреждение о возможных ошибках.

Используем «» для создания объекта:

После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.

Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:

Создаем форму с нуля при помощи «». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.

Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.

Формируем отчеты

Для работы с отчетами будем использовать «»:

Отчет с помощью Конструктора:

Microsoft Access 2003 – одна из первых версий популярной системы для управления базами данных. С помощью этой программы можно собирать информацию из электронных таблиц, обрабатывать текстовые документы, а также самые распространенные форматы БД. Приложение способно анализировать данные, а также создавать веб-страницы и разнообразные приложения. Естественно, для работы с Access 2003 вам потребуются некоторые навыки, но по сравнению с управлением профессиональными программами – они будут минимальны. Да и продукт, в отличии от других его аналогов распространяется бесплатно.

Аксесс 2003 можно скачать для использования, как в домашних, так и корпоративных целях, но в последнем случае – софт будет более полезен. Вы сможете применять его в качестве СУБД для автономного управления или файловых серверов. Взаимодействовать с другими источниками можно при помощи «связанных таблиц» и «запросов к серверу».

Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 – программа для работы с базами данных, позволяющая вносить в них изменения, организовывать отчетность и предоставлять совместный доступ к документам. Даже те пользователи, которые не обладают особыми знаниями смогут разрабатывать приложения, используя готовые бесплатные шаблоны.

Access 2007 позволяет адаптировать разработанные проекты в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 – приложение, позволяющее объединять информацию из разных источников в одной базе данных. Эта версия вышла под девизом «Простота во всем» - для работы с ней не нужно быть специалистом. Добавленные веб-базы существенно улучшили взаимодействие с информацией, упростили процессы отслеживания данных, создания отчетов и совместного использования.

Ленточное управление, полноценно реализованное в Access 2010 , предоставляет только самые необходимые инструменты, не позволяя пользователю запутаться во множестве команд и настроек.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 – одна из новых версий системы управления базами данных (СУБД). В приложении вы найдете необходимые функции и инструменты, которые помогут организовать ведение данных, улучшить отчетность и предоставить совместный доступ к информации для большого количества пользователей.

Скачать программу можно и для создания веб-приложения. В версии Access 2013 вам потребуется лишь выбрать тип отслеживаемых данных (проекты, задачи, контакты), после чего приложение самостоятельно создаст структуру, в которую можно добавлять сведения. В проект будут встроены основные команды и средства навигации, поэтому после создания можно сразу же переходить к использованию.

Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 – это гораздо больше, нежели простая программа для разработки баз данных. Это целая система, предназначенная для отслеживания сведений, создания отчетов и совместного использования информации. Она помогает делать обоснованные и взвешенные выводы и выбирать оптимальные решения для тех, или иных задач. Скачать и использовать Access 2016 могут и не особо опытные пользователи, ведь даже не обладая большими познаниями в этой сфере, вы сможете быстро разработать необходимое приложение, преобразовывая бесплатные готовые шаблоны под свои потребности.

В данной версии программы предлагаются базы нового типа: web-приложение создается в среде MS Access 2016, а используется через браузер, как сервис SharePoint. Для создания необходимо определиться с типом данных, который потребуется отследить, после чего программа самостоятельно сгенерирует необходимую структуру. В нее будут встроены основные команды и средства навигации, поэтому работу можно будет начать сразу же.

Microsoft Access - реляционная система управления базами данных, используемая при создании полноценных развернутых клиент-серверных приложений, использующих связку “БД-клиент”. Простая и логичная графическая оболочка позволяет сгенерировать первичные и вторичные ключи, индексы, связи между объектами БД, а также нормализовать отношения между дискретными таблицами, составляющими структуру базы данных, к требуемой нормальной форме. Приложение Access предоставляет технологические средства для обмена данными между другими OLEDB- и ODBC-источниками, среди которых таблицы Excel ; текстовые, хранимые в формате CSV файлы; XML-объекты, а также хранилища SharePoint, PDF или XPS-контейнеры и папки Outlook .

Расширенные функциональные возможности СУБД Access

Наряду с другими развернутыми решениями для взаимодействия с объектами БД, Access предоставляет разработчику следующий набор технических возможностей и опций:

обилие форматов представления и хранения данных в таблицах. Среди основных категорий доступны текстовый, числовой, денежный, логический типы, гиперссылки, дата и время, логическая структура, а также ряд других вспомогательных спецификаций
быстрое переключение между режимом таблицы и конструктором, позволяющими сформировать структуру таблицы и указать форматы ее индивидуальных ячеек
создание макросов данных для автоматизации наиболее частых операций и последовательностей действий, применимых при создании содержимого базы. Все макросы могут формироваться как на основе нажатий клавиши мыши во встроенном редакторе макросов, так и вмещать в себя элементы, использующие язык Visual Basic. Как и в других приложениях Microsoft Office , макросы Access могут вызываться по нажатию горячей комбинации клавиш, задаваемой в настройках
сжатие базы данных и последующие восстановление ее содержимого из резервной копии. Архив БД может храниться на защищенном удаленном сервере, в облаке или на локальном дисковом накопителе
интегрированный конструктор отчетов для отображения данных из БД на бумажных печатных формах и бланках. Все отчеты можно сконфигурировать и детализировать для получения точной выборки информации из базы. Также в интерфейсе Access доступно формирование структуры отчета с разделением на секции и блоки как вручную, так и посредством специального мастера. Более того, представлена сортировка и фильтрация отображаемой информации как на этапе генерирования отчета, так и позднее, когда конечный вид отчета уже продуман и финализирован
вложенный информационный помощник, предоставляющий развернутые сведения об искомой опции, категории главного меню, модуле или пиктограмме Access. Инфо-ассистент тесно интегрирован в оболочку приложения, а в последних ревизиях СУБД задействует наработки в области искусственного интеллекта и голосовой помощник Cortana.

На нашем ресурсе вы можете скачать полное русифицированное издание Access для любого поколения системы Windows. Каждая версия утилиты, доступная для загрузки, сопровождается системными требованиями, соответствующими используемой вами модели компьютера. Если ваше устройство имеет большой срок давности, стоит остановиться на более раннем выпуске продукта.

Microsoft Access, выпущенная в 2013 году – это программа, входящая в пакет Microsoft Office и позволяющая управлять, изменять, а также создавать отдельные базы данных. Благодаря своей многофункциональности и простому, интуитивно понятному интерфейсу, даже неопытный пользователь сможет в короткое время освоить программу.

Также, на случай возникновения вопросов или технических проблем к ней прилагается полный справочник и встроенный анимированный персонаж, который исполняет роль быстрого помощника. Microsoft Access 2013 содержит бесплатные шаблоны для создания несложного хранилища информации. Из-за максимальной автоматизации, пользователю необязательно знать язык VBA, чтобы работать с этой программой.

Access 2013 на русском скачать бесплатно:

Версия Microsoft Access образца 2013 года отличается от своих предыдущих версий улучшенным внешним видом, а также возможностью редактировать ленточное меню. Также, написанные дополнения можно добавлять в Offise Store, причем распространение продукта может быть как бесплатным, так и за деньги. Кроме того, была ускорена скорость импорта из более ранних версий MS Access.

Как установить Access 2013

Нажать начать установку

Нажмите Настройка .

Выберите компонент Access и средства, нажмите установить.

Если проблема в скачивании:

Особенности и характеристики Microsoft Access 2013

Программа предназначена для хранения, изменения и поддержки целостности данных, хранящихся в базе, а также проведения различных операций над отдельными группами записей. Основными компонентами являются:

строители таблиц, экранных форм, а также отчетов, выводящихся на печать;
строитель запросов

Данная среда способна генерировать скрипты на языке VBA, что позволяет при необходимости буквально заново написать собственную базу данных, а также дополнительное программное обеспечение.

При создании новой, пустой базы данных, необходимо выбрать один из четырех вариантов взаимодействия и структуры, согласно которой будет храниться информация:

Таблицы – основной способ хранения данных. Они практически аналогичны Exel, что делает импорт из таких программ более простым занятием.
Формы позволяют вводить в базу необходимые данные напрямую, в отличие от таблиц, формы обеспечивают более наглядный ввод необходимой информации.
Отчеты в основном используются для последующей распечатки, они способны подсчитать все данные в базе и показать обобщенный результат, сколько было получено прибыли, например.
При помощи запросов можно внести, отсортировать и изменить информацию, хранящуюся в таблицах. Они также используются для поиска определенных записей.

Условия работы с программой

Права доступа в данной БД делятся на три уровня: гость (может только просматривать таблицы), автор (может вносить изменения в данные форм), разработчик (есть возможность изменять таблицы). Обновленный SQL сервер позволяет существенно увеличить производительность. А использование таких программ как SharePoint, дает возможность создания стабильной базы данных на выбранном веб-узле.

Access 2010 - это программа создания и управления базами данных. Чтобы понять Access, вы должны сначала понять базы данных.

На этой статье вы узнаете о базах данных и о том, как они используются. Вы познакомитесь с различиями между управлением данными в Access и Microsoft Excel.

Что такое база данных?

База данных представляет собой набор данных, которые хранятся в компьютерной системе. Базы данных позволяют своим пользователям быстро и легко вводить, получать доступ и анализировать свои данные. Они - такой полезный инструмент, что вы их постоянно видите. Вы когда-нибудь ждали, пока регистратор врача ввел вашу личную информацию в компьютер или наблюдали, как сотрудник магазина использует компьютер, чтобы узнать, есть ли товар на складе? Затем вы видели базу данных в действии.

Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.

Это относится ко всем базам данных - от самых простых до самых сложных. Например, если вы хотите испечь печенье, то вы можете сохранить базу данных, содержащую рецепты, которые вы знаете как сделать, и друзей, которым вы даете эти рецепты. Это одна из самых простых баз данных. Он содержит два списка: список ваших друзей и список рецептов выпечки печенья.

Однако, если бы вы были профессиональным пекарем, у вас было бы еще много списков, которые нужно было бы отслеживать: список клиентов, список проданных продуктов, список цен, список заказов... это можно продолжать. Чем больше добавленных списков, тем сложнее будет база данных.

В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.

Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.

Зачем использовать базу данных?

Если база данных по существу представляет собой набор списков, хранящихся в таблицах, и вы можете создавать таблицы в Excel, зачем вам нужна настоящая база данных? В то время как Excel отлично справляется с хранением и упорядочиванием номеров, Access намного более эффективен при обработке не числовых данных, таких как имена и описания. Нечисловые данные играют значительную роль практически в любой базе данных, и важно иметь возможность сортировать и анализировать ее.

Однако то, что действительно делают базы данных, кроме любого другого способа хранения данных, - это подключение. Мы называем базу данных, как те, с которыми вы будете работать, в Access реляционной базой данных. Реляционная база данных может понимать, как списки и объекты внутри них связаны друг с другом. Чтобы изучить эту идею, вернемся к простой базе данных с двумя списками: именами ваших друзей и рецепты печенья, которые вы знаете как делать. Вы решили создать третий список, чтобы отслеживать партии печенья, которые вы делаете, и для кого они предназначены. Поскольку вы только делаете их, вы знаете рецепт, и вы только передадите их своим друзьям, этот новый список получит всю свою информацию из списков, которые вы сделали ранее.

Посмотрите, как третий список использует слова, которые появились в первых двух списках? База данных способна понять, что Иван Иваныч и Печенье на сметане в списке - это те же вещи, что и Иван Иваныч и Печенье на сметане в первых двух списках. Эти отношения кажутся очевидными, и человек сразу поймет это. Однако книга Excel не сможет.

Отличие Access от Excel

Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.

Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.